自社に合った「外国人就労管理ツール」を選ぶには？
年々深刻化する人手不足を補うため、外国人を雇用する企業が増えています。ただ、外国人を雇用するには、出入国管理法や労働関係法令に従い、外国人就労者ごとに在留資格に応じた膨大な書類を作成し、適正な支援・管理を行わなければならず、日本人を雇用する以上の手間がかかります。
そうした外国人就労者の煩雑な管理業務を効率化するため、さまざまな「外国人就労管理ツール」がリリースされています。
それぞれ利用できる機能や料金などが異なり、ツールの導入を検討している企業の担当者は「どれがうちの会社に適しているのだろうか？」と頭を抱えてしまっているのではないでしょうか。
POINT01「現場の業務に馴染むか」
外国人就労管理ツールに限らず、現場の業務や体制に馴染まないシステムを導入すると、現場が混乱して業務がかえって滞ってしまったり、導入したもののほとんど使われずに放置されたり、ということが起こってしまいます。
たとえば、複数の在留資格の外国人を支援・雇用しているのに、導入したシステムが特定の在留資格にしか対応していないと、「外国人就労者の一部は新システムで、一部は従来の方法（紙の書類とエクセルの併用、あるいは別のシステム）で管理」することとなり、組織内の管理体制を一元化できません。
また、外国人就労者の支援業務を登録支援機関や監理団体などに外部委託している企業の場合、外部機関との連携や情報共有を円滑にできるシステムを導入することで、アウトソーシングによる業務効率化の効果をさらに向上させることができます。
外国人就労管理ツールを導入するのであれば、「現場の業務に馴染むか」は第一に考えなければならないポイントなのです。
POINT02「コストに見合った機能を備えているか」
外国人就労管理ツールを導入するには当然、費用がかかります。料金はツールの機能や提供会社によって異なりますが、主な費用項目としては以下になります。
- 「初期費用」ツールを導入するための初期設定やカスタマイズにかかる費用
- 「月額費用」ツールを利用するために毎月かかる費用
- 「サポート費用」トラブル対応など提供会社からのサポートを受けるための費用
どれだけ便利な機能を備えていたとしても、利用料金があまりにも高額であれば経営の負担になります。毎月このくらいであれば支払える、という基準もあるでしょう。
外国人就労者の管理業務において自社が抱える課題を明らかにし、課題解決のために必要十分な機能を備えているか。そして、その機能に対して、適切な料金設定がなされているか。機能と費用のバランスはしっかりと見極めなければなりません。
POINT03「セキュリティの高さ」
企業が保有するデータは、事業活動を行なっていくうえで不可欠な資産のひとつではありますが、一方でさまざまなリスクにさらされています。外部からのサイバー攻撃や情報漏えいが発生すれば、その影響は担当部署のみならず、企業全体および取引先や顧客にまで波及する可能性があります。
そうした情報セキュリティリスクは、外国人雇用に関連するデータについても同様に当てはまります。
適切な情報セキュリティ対策を実施することは、すべての企業が担うべき重要な責務です。
クラウドサービスを利用する場合、セキュリティ管理業務の大部分がシステムを提供する企業に委ねられることになります。そのため、高いセキュリティ基準を備えた信頼できる事業者を選定する必要があるのです。
日立システムズの「外国人雇用管理サービス」とは？
最後に、おすすめの外国人就労管理ツールをご紹介します。
日立システムズの「外国人雇用管理サービス」は、外国人を雇用する企業と就労支援機関（登録支援機関、監理団体、人材派遣企業など）の両方の業務を支援できる汎用性の高いクラウドサービスです。現場の声を生かして設計された実務に即したシステムで、上記の3つのポイントもしっかりと押さえられています。
外国人雇用管理サービス
在留資格に応じた書類管理や期限管理をクラウドで一元化し、情報共有・帳票作成を効率化。コンプライアンス強化と業務負荷軽減を実現します。
就労支援機関の業務ノウハウを搭載
「外国人雇用管理サービス」は、アジア各国からの外国人の就労・生活支援事業を展開する株式会社平山グローバルサポーターと提携し、同社の業務ノウハウを取り入れて開発されました。
その特長のひとつが、「複数の在留資格者の一括管理ができること」です。特定技能・技能実習・高度人材など、在留資格38種類の各種書類管理に対応。雇用している外国人就労者の在留資格に応じて必要項目を自動的に抽出し、書類作成や期限管理をサポートしてくれます。
雇用契約や在留カード、パスポートなどの更新期限をメールにて知らせてくれる「アラート機能」も搭載し、期限切れや必要書類の作成・提出の抜け漏れを防ぐことができます。
「勤務時間や残業時間の管理」を行うこともでき、就業管理システムとのデータ連携にも対応。登録された残業時間が基準値を超えた場合にはアラートメールで知らせてくれます。
「関係機関同士のリアルタイムな情報共有」も可能です。外国人を雇用する受入企業、登録支援機関、監理団体、人材派遣企業、行政書士など、外国人就労者の支援や管理にたずさわる関係者すべてが同一デザインの画面を閲覧できて、リアルタイムで情報の共有ができます。また、受入企業が作成・提出する書類をID保有者にて管理・共有できるため、書類のやりとりがスムーズになり、業務が効率化します。
こうした現場の業務に寄り添った使い勝手の良さを実現できているのは、ひとえに外国人就労者の豊富な支援・管理実績のある平山グローバルサポーターの業務ノウハウを取り入れているからこそなのです。
初期費用0円。月額費用はサービス利用者と外国人就労者の人数に応じて
サービスの導入にかかる初期費用は無料。月額利用料は、外国人就労者数等によって変動します。そのため、それぞれの企業の規模や体制に応じた料金で無理なく利用できます。
登録データは日立システムズのデータセンターで管理
「外国人雇用管理サービス」に登録されたデータは、日立システムズの国内データセンターにおいて管理されます。長年培ってきたノウハウを生かし、安心して利用できるセキュアな環境を提供します。また、サービスにログインする際には二重認証を実施するなどして不正アクセスを防ぎ、登録されたデータを守ります。
ほかにも、手間のかかる帳票作成をサポートする機能など、現場の業務を支援する機能を搭載しています。無料トライアルもあるので、まずは気軽にお問い合わせください！