外国人就労管理ツール導入時のボトルネックとは？
外国人材の採用が広がる中、適切な就労管理や支援業務を実施するために「外国人就労管理ツール」を導入する企業が増えています。しかし一方で、紙の書類やExcelを使った従来の管理方法から、新たな管理システムに移行することに不安を抱き、導入に二の足を踏んでしまうケースもあります。
導入を迷っている企業の担当者の方からよく聞かれるのが、
- 「ITに詳しくない現場でも使いこなせるのか？」
- 「法改正対応などのメンテナンスはしてくれるのか？」
- 「外出先でも書類の確認などの作業ができるのか？」
といった不安の声です。
日立システムズの「外国人雇用管理サービス」は、外国人就労者の管理業務を効率化する便利な機能を搭載していることはもちろん、現場にとっての「使いやすさ」にこだわった設計がなされています。そのため、外国人を雇用・支援するすべての企業や機関で安心して使っていただけます。
「使いやすさ」のために、どのようなデザインや機能が採用されているのか。以下にご紹介していきます。
よくある壁①「ITに詳しくない現場でも使いこなせるのか？」
直感的に使える！操作性に優れたユーザーインターフェース
現場の社員の中には、ITシステムの操作に苦手意識や不安を持っている人も少なくありません。これまで使ったことのない、不慣れなシステムであれば、なおさらです。
そうしたITシステムに対するネガティブな気持ちが、
「今のやり方で十分回っている」
「わざわざ変える必要はない」
という心理的な抵抗を生んで、導入の障壁となってしまいます。
また、現場は導入に前向きだったとしても、システムの内容や操作方法が複雑だと、しっかりと使いこなせるように教育をしなければならず、システムを使った業務フローが定着するまでに時間も手間もかかります。
「外国人雇用管理サービス」は、ITに詳しくない人でも直感的に使いこなせるよう、以下の機能を採用して「使いやすさ」を徹底追求しています。
就労者の一覧画面
登録済みの外国人就労者の情報を一覧で可視化。外国人就労者ごとに異なる更新書類などの作業スケジュールをひと目で確認できるため、書類の作成や提出の抜け漏れなどを未然に防ぎます。
在留資格ごとの管理項目を自動で抽出
外国人就労者の管理業務を煩雑にしている大きな原因のひとつが、在留資格ごとに管理項目が異なっていることです。「外国人雇用管理サービス」では、それぞれの在留資格の管理項目を自動的に抽出してくれるので、専門知識のない人でもフォームに従って入力をすることで正確な情報登録が行えます。
アラートチャートで期限管理のタスクを見える化
外国人の雇用には、雇用契約書、パスポート、在留資格などの期限管理が必須となりますが、就労者ごとに更新期限が異なるため、その作業は複雑で手間がかかります。「外国人雇用管理サービス」では、アラート機能で期限管理をサポートするほか、ガンチャート形式の「アラートチャート画面」でアラート対象者および対象項目の期限を一覧でき、「いつまでに、誰の、何をすべきか」がひと目でわかります。
帳票作成支援機能
サービス内に登録された外国人就労者のデータを各種帳票へ自動転記することにより、重複事項の入力の手間が省けて、帳票作成業務をスムーズに行えます。
以上のような機能を搭載しているからこそ、ITに詳しくない人、慣れていない人でもすぐに使いこなすことができるのです。
よくある壁②「法改正対応などのメンテナンスはしてくれるのか？」
システムのメンテナンスは日立システムズが対応
外国人を雇用するには、出入国管理法や労働関連法令に従って、雇用する外国人ごとに適切な支援や就労管理を実施しなければなりません。しかし現実問題として、法改正などがあった場合、企業側が最新の内容を逐一把握して、自社の体制や仕組みに反映させていくのは非常に困難です。
「外国人雇用管理サービス」はクラウドサービスなので、法改正に伴う各種帳票の変更や年次の最低賃金変更に対するメンテナンスは、サービスを提供する日立システムズが対応します。
これにより、
- 担当者が法改正情報を追い続ける必要がない。
- 対応漏れのリスクを減らせる。
- 管理業務を安心してシステムに任せられる。
などのメリットが得られます。
よくある壁③「外出先でも書類の確認などの作業ができるのか？」
スマートフォンやタブレットにも対応
外国人就労者が複数の事業所や店舗で働いている場合、現地で各種書類の確認や受け渡し、情報更新などの作業を行う場面も少なくありません。
紙の書類を主とした管理方法では、
- 持ち運びの手間
- 紛失や情報漏えいのリスク
- 情報共有の遅れ
といった課題が発生します。
「外国人雇用管理サービス」は、スマートフォンやタブレットからでもログインできるため、外出先でもシステムにアクセスして登録されている就労者のデータを閲覧することが可能です。また、訪問先で現物確認した在留カードなどをスマートフォンやタブレットのカメラで撮影し、その場で画像データをアップロードできます。
スマートフォンやタブレットが手元にあれば、場所や時間にとらわれることなく、「いつでも、どこでも」必要な作業を行うことができるのです。
「外国人雇用管理サービス」なら、安心して現場に導入できます
外国人就労管理ツールは、「高機能であること」以上に、「現場で無理なく使えること」が重要です。
- ITに不慣れでも直感的に操作できる。
- 法改正対応を任せられる。
- （スマートフォンやタブレットを使って）どこからでもアクセスできる。
こうした条件を満たしたツールであれば、現場の負担を増やすことなく、外国人就労者の管理業務を効率化し、コンプライアンス強化につなげることができます。
「外国人雇用管理サービス」は、就労支援機関の業務ノウハウを取り入れ、実務に即した設計がなされています。だからこそ、スムーズに導入できて、現場の人たちもすぐに使いこなせるようになるのです。
外国人雇用管理サービス
在留資格に応じた書類管理や期限管理をクラウドで一元化し、情報共有・帳票作成を効率化。コンプライアンス強化と業務負荷軽減を実現します。